RETENCION EN LA FUENTE DE SALARIOS

Existen dos procedimientos para la retención en la fuente por concepto de salarios. A continuación se explica el procedimiento a seguir en cada uno de ellos. La estructura a seguir para la depuración es la siguiente:

Procedimiento uno

PROCEDIMIENTO 1 (ARTÍCULO 385 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO)
No.	Conceptos
A	Salario básico  mensual (dinero o especie)
B	Horas extras, bonificaciones y comisiones  (sean o no factor salarial)
C	Auxilios y subsidios (directo o indirecto)
D	Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o de navidad (sector público) y vacaciones.
E	Demás pagos ordinario o extraordinario
F	Total pagos laborales efectuados durante el mes (A+B+C+D+E)
G	Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
H	Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
I	Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
J	Cesantía, intereses sobre cesantía y prima mínima legal de servicios (sector privado) o de navidad (sector público). Pagos expresamente excluidos por el artículo 385 estatuto tributario.
K	Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador
L	Total ingresos no constitutivos de renta (G+H+I+J+K)
M	Aportes obligatorios a fondos de pensiones
N	Aportes voluntarios a fondos de pensiones
O	Ahorros cuentas AFC
P	Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET
Q	Total rentas exentas (M+N+O+P)
R	Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador (año anterior)
S	Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de vivienda
T	Pagos a salud (medicina preparada y pólizas de seguros)
U	Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)
V	Total deducciones (R+S+T+U)
W	Subtotal (F-L-Q-V)
X	Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
Y	Base gravable de retención en pesos (W – X)
Z	Base gravable de retención en UVT (aplicar tabla artículo 383 ET)

Procedimiento dos

PROCEDIMIENTO 2 (ARTÍCULO 386 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO) CÁLCULO DEL PORCENTAJE FIJO DE RETENCIÓN
No.	Conceptos
A	Sumatoria de los salarios básicos pagados durante los 12 meses anteriores (dinero o especie)
B	Horas extras, bonificaciones y comisiones pagadas durante los 12 meses anteriores (sean o no factor salarial)
C	Auxilios y subsidios pagados durante los 12 meses anteriores (directo o indirecto)
D	Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o de navidad (sector público) y vacaciones pagados durante los 12 meses anteriores
E	Demás pagos ordinario o extraordinario realizados durante los 12 meses anteriores
F	Total pagos efectuados durante los 12 meses anteriores (A+B+C+D+E)
G	Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
H	Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
I	Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
J	Cesantía e intereses sobre cesantía. Pagos expresamente excluidos por el artículo 386 estatuto tributario.
K	Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador
L	Total ingresos no constitutivos de renta 12 meses anteriores (G+H+I+J+K)
M	Aportes obligatorios a fondos de pensiones
N	Aportes voluntarios a fondos de pensiones
O	Ahorros cuentas AFC
P	Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET
Q	Total rentas exentas de los 12 meses anteriores (M+N+O+P)
R	Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador (año anterior)
S	Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de vivienda
T	Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)
U	Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)
V	Total deducciones de los 12 meses anteriores (R+S+T+U)
W	Subtotal 1 (F-L-Q-V)
X	Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
Y	Subtotal 2 (W-X)
Z	Se divide por 13 o el número de meses que corresponda
AA	Base en pesos para determinar porcentaje fijo de retención
AB	Base en UVT (AA dividido 26.841) (aplicar tabla artículo 383 ET)
AC	Rango de la tabla del artículo 383 ET
AD	Últimas UVT del rango anterior
AE	Tarifa marginal
AF	UVT marginales
AG	Retención en la fuente en UVT (((AB – AD) X AE) + AF)
AH	Porcentaje fijo de retención ((AG dividido AB) X 100)

El procedimiento número 2, se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada año, y se tomara el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el cálculo, es decir que si se hace el cálculo en diciembre de 2012, se tomaran los ingresos desde el mes de diciembre de 2011 hasta noviembre de 2012; si el cálculo se hace en junio de 2013,  se tomaran los ingresos desde el mes de junio de 2012 hasta mayo de 2013.

En el caso que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomaran en cuenta los meses que lleve y se dividirá por ese mismo número. Ejemplo: si el empleado lleva laborando 10 meses, se sumaran los ingresos de esos 10 meses y una vez depurados se dividirán por 10 para determinar la base. Recuerde que cuando se lleva un año o más, la sumatoria resultante de los 12 meses anteriores se dividirá en 13.

Luego, mensualmente, se sigue el mismo tratamiento que en el procedimiento 1 para efectos de determinar la base mensual de retención, a la cual se le aplicara el porcentaje fijo semestral calculado en junio o diciembre, puesto que una cosa es determinar el porcentaje fijo, y otra determinar la base para aplicar el porcentaje fijo. Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicara en cada uno de los siguientes seis meses, así la base depurara en cada mes, no alcance el tope mínimo para estar sometido a retención en la fuente.

La tabla de retención en la fuente para ingresos laborales que se encuentra señalada en el artículo 383 del estatuto tributario establece que los pagos gravables superiores a $2.549.895 (95 X 26.841) se les practica retención, y en el caso que utilicemos el procedimiento 2, puede ser que en el mes de febrero, el salario sólo sea de $2.500.000 una vez depurado, en tal caso se debe aplicar el porcentaje fijo de retención ya determinado con anterioridad. Esto no sucedería en el procedimiento 1, ya que sólo se aplicaría retención si el salario gravable supera $2.549.895. En otras palabras, una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicara a los salarios de los seis meses siguientes sin importar el monto mensual de los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1, en el que sólo se aplicaría retención si los ingresos gravados superan el monto de $2.549.895.

(Suárez, 2013)

INCAPACIDADES

Definición

El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.

Marco legal

En materia de Riesgos Profesionales, el Artículo 2º de la Ley 776 de 2002 define la incapacidad temporal como aquella que, según el cuadro agudo de la enfermedad o lesión que presente el afiliado al Sistema General de Riesgos Profesionales, le impida desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado. 

Incapacidad de origen común superior a 180 días

El parágrafo 3°del artículo 5° de la Ley 1562 de 2012, determinó:

"El pago de la incapacidad temporal será asumido por las Entidades Promotoras de Salud, en caso de que la calificación de origen en la primera oportunidad sea común; o por la Administradora de Riesgos Laborales en caso de que la calificación del origen en primera oportunidad sea laboral y si existiese controversia continuarán cubriendo dicha incapacidad temporal de esta manera hasta que exista un dictamen en firme por parte de la Junta Regional o Nacional si se apela a esta, cuando el pago corresponda a la Administradora de Riesgos Laborales y esté en controversia, esta pagará el mismo porcentaje estipulado por la normatividad vigente para el régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, una vez el dictamen esté en firme podrán entre ellas realizarse los respectivos reembolso y la ARP reconocerá al trabajador la diferencia en caso de que el dictamen en firme indique que correspondía a origen laboral.

Parágrafo 4°. El subsidio económico por concepto favorable de rehabilitación a cargo de la Administradora del Fondo de Pensiones se reconocerá en los términos del artículo 142 del Decreto-ley 19 de 2012 o la norma que lo modifique o sustituya.

Ahora bien, en la parte pertinente del artículo 142 del Decreto 019 de 2012 taxativamente ordena:

"Para los casos de accidente o enfermedad común en los cuales exista concepto favorable de rehabilitación de la Entidad Promotora de Salud, la Administradora de Fondos de Pensiones postergará el trámite de calificación de Invalidez hasta por un término máximo de trescientos sesenta (360) días calendario adicionales a los primeros ciento ochenta (180) días de incapacidad temporal reconocida por la Entidad Promotora de Salud, evento en el cual, con cargo al seguro previsional de invalidez y sobrevivencia o de la entidad de previsión social correspondiente que lo hubiere expedido, la Administradora de Fondos de Pensiones otorgará un subsidio equivalente a la incapacidad que venía disfrutando el trabajador.

Las Entidades Promotoras de Salud deberán emitir dicho concepto antes de cumplirse el día ciento veinte (120) de incapacidad temporal y enviarlo antes de cumplirse el día ciento cincuenta (150), a cada una de las Administradoras de Fondos de Pensiones donde se encuentre afiliado el trabajador a quien se le expida el concepto respectivo, según corresponda. Cuando la Entidad Promotora de Salud no expida el concepto favorable de rehabilitación, si a ello hubiere lugar, deberá pagar un subsidio equivalente a la respectiva incapacidad temporal después de los ciento ochenta (180) días iniciales con cargo a sus propios recursos, hasta cuando se emita el correspondiente concepto".

Generalidades y favorabilidad

El derecho del hombre al trabajo puede quedar limitado por la pérdida de la capacidad para ejercerlo como consecuencia de una enfermedad o de un accidente, bien de forma transitoria o permanente. Para la valoración de la incapacidad laboral debemos tener en cuenta las lesiones y/o secuelas con la actividad profesional del lesionado ya que cada trabajo tiene una serie de requisitos (físicos, intelectuales, etc.). Todos estos factores hacen que no todas las situaciones sean iguales y es por ello que existen diferentes Grados de Incapacidad. La incapacidad laboral en las afecciones de muñeca y mano viene dada por la funcionalidad de ambas, y en relación con la fuerza, la movilidad o alteración de la sensibilidad. De igual forma influirá cual es el miembro dominante y el estado funcional del miembro no afecto.

(Moya, 2004)

LIQUIDACION DEFINITIVA DE TRABAJO

Cuando un contrato de trabajo finaliza es necesario proceder a liquidar diferentes conceptos que el empleador adeuda al trabajador. A continuación nos referimos a ellos

Casos en que se liquida contrato de trabajo

1.  Finalización el tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a término fijo.

2. Retiro del trabajador por jubilación.

3. Terminación unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento. Aplica para contratos a término fijo y para indefinidos.

4. Consulte: Terminación del contrato de trabajo.

Conceptos que se deben liquidar a la terminación del contrato de trabajo

Al momento de liquidar el contrato de trabajo  se deben liquidar los siguientes conceptos:

·        Salarios adeudados

·        Prestaciones sociales

·        Aportes parafiscales a que haya lugar

·        Aportes a seguridad social

·        Indemnizaciones si hubiere lugar a ellas.

Una vez terminado y liquidado el contrato de trabajo, el empleador debe quedar a paz y salvo por todo concepto con el trabajado

(Gerencie.com, 2015)

INDEMNIZACIÓN LEY 50 Y LEY 100

De acuerdo a la normatividad legal vigente y el decreto 1730  de 2001:

Por medio del cual se reglamentan los artículos 37, 45 y 49 de la Ley 100 de 1993 referentes a la indemnización sustitutiva del régimen solidario de prima media con prestación definida".

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

En uso de sus facultades constitucionales, en especial de las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política.

DECRETA

·        ARTÍCULO 1º-Causación del derecho.  Modificado por el Decreto Nacional 4640 de 2005. Habrá lugar al reconocimiento de la indemnización sustitutiva prevista en la Ley 100 de 1993, por parte de las administradoras del régimen de prima media con prestación definida, cuando con posterioridad a la vigencia del sistema general de pensiones se presente una de las siguientes situaciones:

a) Que el afiliado se retire del servicio habiendo cumplido con la edad, pero sin el número mínimo de semanas de cotización exigido para tener derecho a la pensión de vejez y declare su imposibilidad de seguir cotizando;

b) Que el afiliado se invalide por riesgo común sin contar con el número de semanas cotizadas exigidas para tener derecho a la pensión de invalidez, conforme al artículo 39 de la Ley 100 de 1993; Ver art. 39 Ley 100 de 1993

c) Que el afiliado fallezca sin haber cumplido con los requisitos necesarios para que su grupo familiar adquiera el derecho a la pensión de sobrevivientes, conforme al artículo 46 de la Ley 100 de 1993; Ver art. 46 Ley 100 de 1993

d) Que el afiliado al sistema general de riesgos profesionales se invalide o muera, con posterioridad a la vigencia del Decreto-Ley 1295 de 1994, como consecuencia de un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, la cual genere para él o sus beneficiarios pensión de invalidez o sobrevivencia de conformidad con lo previsto en el artículo 53 del Decreto-Ley 1295 de 1994.

·        ARTICULO 2º-Reconocimiento de la indemnización sustitutiva. Cada administradora del régimen de prima media con prestación definida a la que haya cotizado el trabajador, deberá efectuar el reconocimiento de la indemnización sustitutiva, respecto al tiempo cotizado.

En caso de que la administradora a la que se hubieren efectuado las cotizaciones haya sido liquidada, la obligación de reconocer la indemnización sustitutiva corresponde a la entidad que la sustituya en el cumplimiento de la obligación de reconocer las obligaciones pensionales.

En el caso de que las entidades que hayan sido sustituidas en la función de pagar las pensiones por el Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional, Fopep, será ésta la entidad encargada del pago, mientras que su reconocimiento continuará a cargo de la caja o fondo que reconozca las pensiones.

Para determinar el monto de la indemnización sustitutiva se tendrán en cuenta la totalidad de semanas cotizadas, aún las anteriores a la Ley 100 de 1993.

·        ARTÍCULO 3º-Cuantía de la indemnización. Para determinar el valor de la indemnización se aplicará la siguiente formula:

I = SBC x SC x PPC

Dónde:

SBC: Es el salario base de la liquidación de la cotización semanal promediado de acuerdo con los factores señalados en el Decreto 1158 de 1994, sobre los cuales cotizó el afiliado a la administradora que va a efectuar el reconocimiento, actualizado anualmente con base en la variación del IPC según certificación del DANE.

SC: Es la suma de las semanas cotizadas a la administradora que va a efectuar el reconocimiento.

PPC: Es el promedio ponderado de los porcentajes sobre los cuales ha cotizado el afiliado para el riesgo de vejez, invalidez o muerte por riesgo común, a la administradora que va a efectuar el reconocimiento.

En el evento de que, con anterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993, la administradora que va a efectuar el reconocimiento no manejara separadamente las cotizaciones de los riesgos de vejez, invalidez o muerte por riesgo común de las correspondientes al riesgo de salud, se aplicará la misma proporción existente entre las cotizaciones para el riesgo de vejez de que trata el inciso primero del artículo 20 de la Ley 100 de 1993 (10%) y las cotizaciones para el riesgo de salud señaladas en el artículo 204 de la misma ley (12%), es decir se tomarán como cotizaciones para el riesgo de vejez el equivalente al 45.45% de total de la cotización efectuada y sobre este resultado se calculará la indemnización sustitutiva.

A partir de la vigencia de la Ley 100 de 1993, se tomará en cuenta el porcentaje de cotización establecido en el inciso primero del artículo 20 de la Ley 100 de 1993.

·        ARTÍCULO 4º-Requisitos. Para acceder a la indemnización sustitutiva de la pensión de vejez, el afiliado debe demostrar que ha cumplido con la edad y declarar bajo la gravedad del juramento que le es imposible continuar cotizando. También habrá lugar a la indemnización sustitutiva cuando el servidor público se retire del servicio por haber cumplido la edad de retiro forzoso y declare que está en imposibilidad de seguir cotizando.

Para acceder a la indemnización sustitutiva de la pensión de invalidez el afiliado debe acreditar el estado de invalidez de conformidad con los artículos 41 y siguientes de la Ley 100 de 1993.

Para acceder a la indemnización sustitutiva de la pensión de sobrevivientes, el grupo familiar del afiliado debe acreditar la muerte del afiliado y la calidad de beneficiario por la cual se reclama.

Para acceder a la indemnización sustitutiva a la que se refiere el literal d) del artículo 1º de este decreto, el pensionado por invalidez o su grupo familiar, deberán acreditar que disfrutan de la pensión de invalidez o sobrevivencia respectivamente, causada por un riesgo profesional, y que ésta fue concedida con posterioridad a la vigencia del Decreto-Ley 1295 de 1994. Los miembros del grupo familiar del pensionado por riesgo profesional fallecido, deberán acreditar además de lo antes señalado, la muerte del causante y la calidad de beneficiario en virtud de la cual reclaman.

La entidad a cargo del reconocimiento de la indemnización podrá verificar toda esta información.

Ver art. 41 Ley 100 de 1993

·        ARTÍCULO 5º-Mecanismo de control. Las entidades encargadas del reconocimiento de pensiones deberán certificar la condición de pensionado o no pensionado de sus afiliados, a la entidad que se los solicite para efectos del reconocimiento de la indemnización sustitutiva regulada en el presente decreto.

·        ARTÍCULO 6º-Incompatibilidad. Salvo lo previsto en el artículo 53 del Decreto 1295 de 1994, las indemnizaciones sustitutivas de vejez y de invalidez, son incompatibles con las pensiones de vejez y de invalidez.

Las cotizaciones consideradas en el cálculo de la indemnización sustitutiva no podrán volver a ser tenidas en cuenta para ningún otro efecto.

·        ARTICULO 7º-Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA COPIAS DE SEGURIDAD

Normas técnicas para el archivo de documentos

De acuerdo a la ley 594 y conociendo su objetivo:

<< La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. >>

Y de acuerdo a lo siguiente:

ARTÍCULO  2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTÍCULO  4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

a)  Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalizada. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

Normas de seguridad para el almacenamiento de copias de seguridad

Con el fin de asegurar a priori la compatibilidad entre diferentes sistemas de almacenamiento y determinar unos niveles de rendimiento mínimos, que permitan comparar diferentes sistemas en las mismas condiciones, se hace necesario el desarrollo de una serie de normas y estándares, cuya aceptación y cumplimiento garanticen la interoperabilidad de productos de diferentes fabricantes en un mismo entorno. En paralelo con esta necesidad, surge el interés por el desarrollo de una serie de pruebas que verifiquen el cumplimiento de estos estándares y la determinación de un conjunto de parámetros y especificaciones que permitan comparar diferentes sistemas de almacenamiento de información bajo idénticas condiciones de trabajo, de modo que los resultados de estas pruebas sean comparables directamente.

Las normas y estándares aplicables a esto son:

ISO 9660 (High Sierra)

Estándar que define el sistema de ficheros en los discos CD-ROM y CD-ROM XA, con independencia de la plataforma física.

SMD (Storage Module Device)

Estándar que regula la interfaz más extendida entre los discos Winchester de gran tamaño.

ESMD (Enhanced Storage Module Device)

Variante del estándar SMD.

SMD-O

Variante del estándar SMD, también conocida como ANSI X3.91M.

ST 506

Estándar que regula la interfaz desarrollada por Seagate Technology, predominante hasta hace unos años en pequeños sistemas (5'25 pulgadas), pero poco usado en la actualidad por los nuevos productos.

SCSI (Small Computer System Interface)

Estándar que regula una interfaz entre ordenadores y distintos dispositivos, independientemente del tipo concreto que sean estos y que puede por lo tanto ser usado por diferentes periféricos. Soporta tasas de transferencia de hasta 1,5 MB/s en modo asíncrono y de 4 MB/s en modo síncrono.

Con el estándar Ultra2 SCSI se mejora el rendimiento del procesador y la velocidad de transferencia es incrementada hasta los 80 MB/s.

ESDI (Enhanced Small Disk Interface)

Estándar que regula una interfaz para discos de 5'25 y 3'5 pulgadas de alta capacidad con el que se pueden alcanzar tasas de transferencia de hasta 10 MB/s, y que supone una actualización del antiguo ST 506.

Libro Rojo (CD-Audio, CD-DA (Digital Audio))

Publicado por Philips y Sony al principio de la década de los 80, en él se definen las características de los discos compactos de música. Es el primer formato de discos compactos que apareció y se conoce por el nombre de CD-Audio o CD-DA (Digital Audio).

Libro Amarillo (CD-ROM)

Publicado en 1984, en el Libro Amarillo se especifican las características del formato CD-ROM, denominado estrictamente CD-ROM Modo 1. Los discos CD-ROM, basados en los discos CD-A, pueden almacenar audio, texto y gráficos en distintas pistas.

CD-ROM XA

El formato CD-ROM XA (CD-ROM eXtended Architecture), denominado formato CD-ROM Modo 2, fue desarrollado por Sony, Philips y Microsoft, y se basa en las especificaciones del Libro Amarillo. Su ventaja respecto al formato CD-ROM es que tiene entrecruzados los canales de audio y los canales de texto en la misma pista, de modo que es posible visualizar una imagen al mismo tiempo que se reproduce el sonido asociado a ella. Este formato cubre las necesidades multimedia de los sistemas informáticos.

Kodak Photo CD

Los discos Kodak Photo CD son discos CD-ROM XA que contienen imágenes de fotografías en alta resolución.

Libro Verde (CD-I)

El Libro Verde define el formato del CD-I (CD Interactivo) desarrollado por Philips, que corresponde a discos compactos que almacenan audio, texto e imágenes que se pueden reproducir en un televisor.

Libro Naranja (MO/CD-R)

El Libro Naranja está dividido en dos partes, la primera de las cuales define las unidades magneto-ópticas (MO), mientras la segunda especifica las unidades CD grabables o CD-R (CD-Recordable) o unidades CD-Write Once.

QIC (Quarter Inch Compatibility)

Norma de compatibilidad para las cintas y unidades de 0,25 pulgadas establecida por los fabricantes de unidades de cintas.

Metodologías para el manejo de copias de seguridad

La palabra "Backup" significa respaldo, siendo común el uso de este término dentro del ámbito informático. El respaldo de información es la copia de los datos importantes de un dispositivo primario en uno o varios dispositivos secundarios, ello para que en caso de que el primer dispositivo sufra una avería electromecánica o un error en su estructura lógica, sea posible contar con la mayor parte de la información necesaria para continuar con las actividades rutinarias y evitar pérdida generalizada de datos.

La importancia radica en que todos los dispositivos de almacenamiento masivo de información tienen la posibilidad de fallar, por lo tanto es necesario que se cuente con una copia de seguridad de la información importante, ya que la probabilidad de que 2 dispositivos fallen de manera simultánea es menos probable.

Manual: el usuario copia directamente los archivos a respaldar por medio de comandos o por medio del explorador de archivos de su respectivo sistema operativo.

  Otra forma de realizar las copias de seguridad es por medio de una aplicación que permita la creación de la copia al momento y con los datos existentes hasta ese momento, regularmente los datos se almacenan en forma de archivos comprimidos para ahorrar espacio. Ejemplo Microsoft® Copia de Seguridad.

Automático: por medio de una aplicación especializada, el usuario programa los archivos a guardar y este respaldo se va actualizando en tiempo real (simultáneamente), conforme se van registrando cambios en los archivos. Ejemplo Computer Associates® Survive IT.

La manera más moderna de realizar los respaldos, es por medio de aplicaciones basadas en el uso de Internet, ya que por medio de la contratación de servicios de pago o libres de pago, se pueden programar rutinas de respaldo, que permiten guardar copias de seguridad en servidores Web, ejemplo de ello es Mega.co.nz o Technibank-it.com

Cintas de almacenamiento: son los dispositivos por excelencia que más se habían utilizado, debido a su bajo costo y gran capacidad de almacenamiento, aunque su lentitud era la desventaja. Desde el dispositivo de almacenamiento principal, se copian los archivos hacia la unidad que escribe/lee las cintas.

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CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE PAGO Y NOMINAS LABORALES

Administración de documentos de pago de aportes a terceros

 “Pago a terceros” tiene como objetivo fundamental dar a conocer los lineamientos establecidos para el pago de facturas de compra venta de proveedores, sus requisitos y los documentos soporte requeridos para efectuar el desembolso de los recursos, con el fin de facilitar y asegurar el trámite oportuno por parte de las personas involucradas en la gestión de pagos (funcionarios, contratistas, consultores, interventores y terceros en general).

Radicación de documentos: - Las facturas de compra venta de proveedores y sus documentos soporte deben ser radicados en la ventanilla de correspondencia del Fondo Adaptación, en donde se deberá colocar el número de radicado en el oficio remisorio y en la factura de compra venta o documento equivalente. El horario de radicación de cuentas es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Página 3 de 14 - Las facturas de compra venta o documento equivalente que se reciban entre el día 1 hasta el día 20 calendario de cada mes serán pagadas dentro del mismo mes. Las facturas o documentos equivalentes que se reciban a partir del día 21 de cada mes serán devueltas por la supervisión de cada contrato. Esta fecha se establece para dar cumplimiento a la generación de cierres contables, programación de Plan mensual Anualizado de Caja, entrega de información a Organismos de Control, tanto de carácter contable como tributario. - Para realizar el pago de una factura o documento equivalente, esta se debe encontrar programada en el Plan Mensual Anualizado de Caja del respectivo mes. - La radicación de la factura o documento equivalente y sus documentos soporte, debe tener un oficio remisorio en original, que contenga el nombre del sector que maneja el contrato, identificación clara de la factura, relación de documentos soporte y el número de acta o informe correspondiente al pago de dicha factura o documento equivalente. - Para todos los pagos correspondientes a Personas Naturales, se deberá presentar por parte del contratista los comprobantes legibles de pago y planillas de autoliquidación detalladas de aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social del respectivo mes, con estado "Pagado" y liquidado de acuerdo a la normatividad vigente. - Es importante recordar que los aportes deben ser cancelados con anterioridad a la fecha de expedición de la certificación de cumplimiento expedida por el supervisor. - Cada funcionario o contratista que tenga la responsabilidad de supervisar los contratos del Fondo Adaptación debe contar con herramientas que le permitan controlar la ejecución de pagos de los diferentes contratos, con el fin de garantizar que se pague lo que se encuentra respaldado presupuestalmente.

Soporte de pago a terceros

1. Objetivo: Realizar la causación contable y el control de la ejecución de pagos de las obligaciones contraídas por la entidad.

 2. Alcance: El procedimiento inicia con la recepción de documentos para el proceso de pago de todas las dependencias, proveedores y contratistas, terminando con la programación de pago. Este procedimiento aplica para el nivel central y territorial

3. Definiciones: SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Herramienta modular autorizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y confiable. Registro Presupuestal R.P Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada en ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo y las prestaciones a que haya lugar.

4. Generalidades del procedimiento: Parte integral de la Cadena presupuestal. Los documentos requeridos para trámite de pagos dependen del tipo de pago a realizar y de la naturaleza del contratista (Natural, Jurídica, Régimen Común o Simplificado). En caso de contratos del 2009 se revisa la base de datos de contratos, y para años anteriores se revisa la carpeta con antecedentes y documentos recibidos, verifica pagos realizados, verifica estado de cuenta, actualiza fechas de pago en el SIIF, imprime la obligación, da visto bueno y pasa al Coordinador del Grupo de Contabilidad. En caso de nómina y facturas de servicios públicos revisa los documentos soportes.

Vigencia de documentos de pago

Pago de nomina

• Carta de habilitación del Servidor Público por parte de la Dependencia, así como su identificación.

Pago de pensión alimenticia

• Identificación oficial: Credencial de Elector, Pasaporte, Cédula Profesional.

• Cuando el beneficiario otorgue un poder para cobrar la pensión, este deberá presentarse en original firmado por el otorgante con copia de identificación de ambos.

Pago de contra recibos, rentas y autorizaciones de pago

• Documento original, conteniendo nombre completo del beneficiario, No de folio, fecha e importe a pagar.

• Identificación oficial: Credencial de Elector, Pasaporte, Cédula Profesional, Cartilla Militar o Licencia de Conducir Estatal.

• Cuando el poseedor del documento sea el beneficiario, independientemente del monto, se realizará el pago previa identificación oficial.

• Cuando el poseedor del documento no sea el beneficiario y el monto no exceda la cantidad de $20,000.00, este deberá presentar Carta Poder simple en original firmada por el otorgante, con copia de identificación de ambos.

• Cuando el poseedor del documento no sea el beneficiario y el monto sea mayor a $20,000.01 este deberá presentar en original y copia del documento que acredite la personalidad jurídica del representante legal, ya sea Acta Constitutiva o Poder Notarial, así como la identificación oficial.

Metodología adoptada

Ciclo de Deming

La empresa ha adoptado la metodología del Ciclo de Deming. Cada ciclo se realiza de tal modo que los objetivos sean alcanzados, permitiendo de ésta forma que, al planificar el ciclo siguiente, los objetivos trazados correspondan a un nivel superior de desempeño, obteniéndose de ésta forma un continuo mejoramiento.

Planear:

Es donde se establece la misión, visión, metas, procedimientos y procesos necesarios para atingir los resultados

Hacer:

Implementar y ejecutar las actividades de acuerdo con la planificación efectuada.

Actuar:

Prever las situaciones que puedan conducir al incumplimiento de los objetivos, analizando su causas y efectuando las acciones preventivas necesarias para la satisfacción de los mismos.

Verificar:

Garantizar que los objetivos de la planificación siguen siendo válidos, así como monitorizar la implementación de las actuaciones relativas a la planificación adecuada “en las vertientes técnicas, de seguridad y de ambiente”.

Procesos de documentación manual y automatizada en la conservación de documentos

Procesos de documentación manual y automatizada en la conservación de documentos

ORDENACIÓN DOCUMENTAL • La actividad de ordenación documental será realizada por el responsable de cada carpeta. • Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada serie o subserie, en sus respectivas unidades de conservación (carpetas) y respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es el último documento de la carpeta. (Ver Gráfico 2) Gráfico 2 – Ordenación Cronológica SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO: GRE-81115-M-01 MACROPROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION: 2.0 PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha: 28/07/2011 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Página 11 de 133 NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se tiene en cuenta la fecha de radicación del documento. • Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos. • Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. Los faxes en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del mismo documento. • Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos de cosedora, ganchos de legajar y clip. • Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde superior de cada folio. Gráfico 3 – Alineación de documentos • Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio (Ver Gráfico 3). Antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados (Ver Gráfico 4) SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO: GRE-81115-M-01 MACROPROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION:2.0 PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha: 28/07/2011 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Página 12 de 133 Grafico 4. Perforación de documentos. • Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador plástico, cerciorándose que los documentos correspondan a una serie o subserie. 1.2.1. FOLIACIÓN DOCUMENTAL La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices. • La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente. Los documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser entregada la carpeta a los responsables del Archivo de Gestión de cada dependencia, quienes deben verificar la foliación. • Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

Formatos para liquidaciones manuales

Habilitar macros.

- La hoja nomina es el formulario base para llenar.

- Digitar en las celdas de color amarillo.

- La hoja nómina y los periodos guardados tienen un menú propio en la parte superior, si estas en Excel 2007 o 2010 ver la ficha complementos.

- Tiene formulas incorporadas, pero puedes cambiarlas porque están de color amarillo.

- El periodo de pago se escoge en el menú de arriba.

- Puedas guardar hasta 254 periodos de pagos de nómina.

- Puedes cambiar la imagen dando clic derecho sobre la imagen y escoger cambiar imagen.

PILA (Planilla integrada para la liquidación de aportes)

La planilla es un formato inteligente que les permite a todas las personas y empresas pagar sus aportes al Sistema de la Protección Social, es decir para Salud, Pensiones, Riesgos profesionales, cajas de Compensación, Sena e Icbf. Este instrumento liquida los aportes que deben ser pagados de conformidad con las normas que rigen cada subsistema y le informa a la persona el valor total que debe pagar y el subtotal por cada subsistema. El valor se determina según la información que cada persona incluya en la Planilla, porque en ella debe señalarse cuanto es el ingreso de la personas (IBC), cuál es la condición de cada persona, si es un pensionado, si es un estudiante, si pertenece a la carrera diplomática, si es un trabajador doméstico, si es independiente o dependiente, si se trata de una madre comunitaria, entre otras condiciones o tipos de cotizantes que existen.

Las personas y las empresas antes de la Planilla tenían que pagar cada subsistema por separado, tenían que llenar un formulario por cada subsistema e ir a pagar cada uno en un banco diferente, esto no solamente quitaba tiempo, sino que impedía conocer exactamente la situación de cada persona respecto de cada subsistema. Es por ello que se creó este instrumento que permite hacer de una sola vez todos los pagos, además, se puede hacer de manera electrónica, sin necesidad de hacer cola en los bancos para pagar.

ESTADÍSTICA BÁSICA

Concepto de población muestra y muestra representativa

Población. Es el conjunto de personas u objetos de los que se desea conocer algo en una investigación. "El universo o población puede estar constituido por personas, animales, registros médicos, los nacimientos, las muestras de laboratorio, los accidentes viales entre otros". (PINEDA et al 1994:108) En nuestro campo pueden ser artículos de prensa, editoriales, películas, videos, novelas, series de televisión, programas radiales y por supuesto personas.

b)   Muestra. Es un subconjunto o parte del universo o población en que se llevará a cabo la investigación. Hay procedimientos para obtener la cantidad de los componentes de la muestra como fórmulas, lógica y otros que se verá más adelante. La muestra es una parte representativa de la población.

c)    Muestreo. Es el método utilizado para seleccionar a los componentes de la muestra del total de la población. "Consiste en un conjunto de reglas, procedimientos y criterios mediante los cuales se selecciona un conjunto de elementos de una población que representan lo que sucede en toda esa población". (MATA et al, 1997:19)

El realizar el diseño muestra es importante porque: a) Permite que el estudio se realice en menor tiempo. b) Se incurre en menos gastos. c) Posibilita profundizar en el análisis de las variables. d) Permite tener mayor control de las variables a estudiar.

Sistemas de muestreo

No aleatorios

Se eligen los elementos, en función de que sean representativos, según la opinión del investigador.

Aleatorios

Todos los miembros de la muestra han sido elegidos al azar, de forma que cada miembro de la población tuvo igual oportunidad de salir en la muestra.

- Simple: Elegido el tamaño de la muestra, los elementos que la compongan se han de elegir aleatoriamente entre los N de la población. Si se hace con calculadora, se utilizan los números aleatorios.

- Sistemático: Se ordenan previamente los individuos de la población; después se elige uno de ellos al azar, a continuación, a intervalos constantes, se eligen todos los demás hasta completar la muestra.

- Estratificado: Se divide la población total en clases homogéneas, llamadas estratos.

Prueba selectiva, muestra estratificada

La “prueba selectiva” o “muestreo” es un procedimiento que sirve para derivar conclusiones sobre las características de un grupo numeroso de partidas, mediante el examen de un grupo parcial de ellas.

MUESTRA ESTRATIFICADA

Se divide la población total en clases homogéneas, llamadas estratos; por ejemplo, por grupos de edades, por sexo. Hecho esto la muestra se escoge aleatoriamente en número proporcional al de los componentes de cada clase o estrato.