Procedimientos de archivo de copias de seguridad.

Copia de seguridad de Outlook

Algunas personas en su trabajo utilizan el correo electrónico, a través del programa Outlook, una herramienta bastante eficiente para organización del correo electrónico, además de la opción de calendario, citas, tareas, etc.

Debido a que esta opción es muy buena a razón de que tenemos limitaciones en

nuestros buzones de correo en el servidor, nos permite guardar mucha información ya que nuestro espacio es el que contamos en el disco duro. Pero también esto puede generar algunos inconvenientes, ya que este archivo pst está creciendo y entre más información guardemos el archivo va a tomar un tamaño considerable; esto puede generar problemas ya que la información está centrada en un único archivo y si este archivo es demasiado pesado, va a ser más difícil poder tener una copia de esta información.

A continuación explicaremos como sacar una copia del archivo PST que estemos

utilizando, para esto iniciamos el programa Microsoft Outlook Ya iniciado vamos al menú Herramientas y seleccionamos la opción Configuración de la Cuenta

Nos aparece un cuadro de dialogo, con varias pestañas, elegimos la pestaña archivo de datos, dentro de esta pestaña aparecen los archivos pst que tenemos y su ubicación en el disco duro, para llegar a ellos simplemente hay que seleccionar el pst que queremos y darle clic en la opción Abrir Carpeta. (Casi siempre se tiene configurado únicamente un solo archivo PST, pero en ocasiones pueden salir varios dependiendo mucho de la configuración; si tiene dudas no dude en consultar a la Unidad de Informática para asesorarlo en este aspecto)

Después de abrir la carpeta aparece la carpeta con los archivos que contiene, estos archivos son los que hay que guardar; para hacerlo tenemos que cerrar Outlook, ya que no permite hacer la copia si esta en uso el archivo, para hacer la copia se hace de manera sencilla ya sea copiándolos en otra ubicación del disco, una memoria, CDs o DVDs

Internet-

No creo que sea necesario especificar lo que ha supuesto Internet para la sociedad moderna, y evidentemente el entorno empresarial no ha sido una excepción. Internet nació como un sistema de interconexión entre ordenadores de todo el mundo en tiempo real y su uso se extendió por todo el planeta a finales de los años 90 del siglo pasado. Entre sus logros destaca la auténtica revolución que ha supuesto en el campo de la información y de las comunicaciones.

Las empresas no se han mantenido al margen de estos beneficios y han sabido exprimir al máximo las posibilidades derivadas tanto de la navegación por la red como de la posibilidad de abrir páginas web y de la utilización del correo electrónico o de las redes sociales. Veamos las principales ventajas:

·        Obtención de información

·        Teletrabajo

·        Ventas directas

·        Contaco rápido con proveedores y clientes

·        Realización de operaciones financieras y trámites administrativos

Intranet

Una Intranet es un sistema de red privado que permite compartir recursos entre sus miembros. Para no ser muy formales y no perdernos en definiciones, en cierto modo podríamos decir que por ejemplo Whasapp es una Intranet que permite compartir mensajes entre sus miembros, esto es una simplificación que permite entender la idea.

La Intranet existe en las empresas prácticamente desde los propios inicios de Internet, de hecho, lo primero que existía era una Intranet privada montada por ciertas universidades con el fin de compartir información académica y artículos científicos, la apertura de esta Intranet al resto del mundo provocó el nacimiento de lo que hoy en día llamamos Internet.

Con el Cloud Computing o Nube, el uso de las Intranets se ha generalizado aunque no se denomine de esta forma a los formatos de aplicaciones utilizados. Parece que incluso la denominación está quedando obsoleta. Para las empresas, todas aquellas aplicaciones dónde se gestiona información interna y accesible solo por los trabajadores puede considerarse un trabajo a modo de Intranet.

Los motivos para usar una Intranet en la empresa son los siguientes:

·        Pérdida de tiempo para localizar información

·        El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados

·        Excesivo uso del correo electrónico

·        Falta de automatización de procesos de negocio

·        Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier lugar

·        Duplicidad de archivos y falta de control

 sistemas de información

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware [1]). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”.

Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:

·        Automatizar los procesos operativos.

·        Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.

·        Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Técnicas de transferencia electrónica.

La transferencia de datos o información es el envió y/o recepción de datos a través de algún medio como puede ser una red o a través de un puerto. para poder lograr una transferencia de datos debe existir algún tipo de conexión y un lenguaje en común entre los dispositivos que se conectan para hacer la transferencia. Las transferencias tienen un ancho de banda y una velocidad que suelen medirse en bps (bits), o en kb/s (en bytes) o en algo similar.

La transferencia de datos puede hacerse en dos formas:

·        Digital

·        Analógica

Ventajas de las transferencias electrónicas

·        Agilización de procesos comerciales

·        Importante disminución de errores en los documentos

·        Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time"

·        Ahorro de costos de administración

·        Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta