TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA
COPIAS DE SEGURIDAD
Normas técnicas para el archivo de documentos
De acuerdo a la ley 594 y conociendo su objetivo:
<< La presente ley tiene por objeto establecer las
reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
>>
Y de acuerdo a lo siguiente:
ARTÍCULO 2º. Ámbito
de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los
demás organismos regulados por la presente ley.
ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se
definen los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la
cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio
público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para
la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y
declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso
integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas
y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados
por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la
información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel
existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos,
orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
ARTÍCULO 4º.
Principios generales. Los principios generales que rigen la función
archivística son los siguientes:
a) Fines de los
archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales
del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control
del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por
la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes
para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada
su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural
y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalizada. Los documentos
institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los
hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la
eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el
servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables
de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por
el uso de los mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística. El
Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y
coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión
del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la
riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según
lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución
Política;
f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la
administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el
acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos
fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes
dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural
de los procesos informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el
fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de
información, estableciendo programas eficientes y actualizados de
administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de
Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y
aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la
naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la
sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;
k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y
sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución
Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre
el Estado colombiano.
Normas de seguridad para el almacenamiento de
copias de seguridad
Con el fin de asegurar a priori la compatibilidad entre
diferentes sistemas de almacenamiento y determinar unos niveles de rendimiento
mínimos, que permitan comparar diferentes sistemas en las mismas condiciones,
se hace necesario el desarrollo de una serie de normas y estándares, cuya
aceptación y cumplimiento garanticen la interoperabilidad de productos de
diferentes fabricantes en un mismo entorno. En paralelo con esta necesidad,
surge el interés por el desarrollo de una serie de pruebas que verifiquen el
cumplimiento de estos estándares y la determinación de un conjunto de
parámetros y especificaciones que permitan comparar diferentes sistemas de
almacenamiento de información bajo idénticas condiciones de trabajo, de modo
que los resultados de estas pruebas sean comparables directamente.
Las normas y estándares aplicables a esto son:
ISO 9660 (High Sierra)
Estándar que define el sistema de ficheros en los discos
CD-ROM y CD-ROM XA, con independencia de la plataforma física.
SMD (Storage Module Device)
Estándar que regula la interfaz más extendida entre los
discos Winchester de gran tamaño.
ESMD
(Enhanced Storage Module Device)
Variante del estándar SMD.
SMD-O
Variante del estándar SMD, también conocida como ANSI
X3.91M.
ST 506
Estándar que regula la interfaz desarrollada por Seagate
Technology, predominante hasta hace unos años en pequeños sistemas (5'25
pulgadas), pero poco usado en la actualidad por los nuevos productos.
SCSI (Small
Computer System Interface)
Estándar que regula una interfaz entre ordenadores y
distintos dispositivos, independientemente del tipo concreto que sean estos y
que puede por lo tanto ser usado por diferentes periféricos. Soporta tasas de
transferencia de hasta 1,5 MB/s en modo asíncrono y de 4 MB/s en modo síncrono.
Con el estándar Ultra2 SCSI se mejora el rendimiento del
procesador y la velocidad de transferencia es incrementada hasta los 80 MB/s.
ESDI (Enhanced
Small Disk Interface)
Estándar que regula una interfaz para discos de 5'25 y 3'5
pulgadas de alta capacidad con el que se pueden alcanzar tasas de transferencia
de hasta 10 MB/s, y que supone una actualización del antiguo ST 506.
Libro Rojo (CD-Audio, CD-DA (Digital Audio))
Publicado por Philips y Sony al principio de la década de
los 80, en él se definen las características de los discos compactos de música.
Es el primer formato de discos compactos que apareció y se conoce por el nombre
de CD-Audio o CD-DA (Digital Audio).
Libro Amarillo (CD-ROM)
Publicado en 1984, en el Libro Amarillo se especifican las
características del formato CD-ROM, denominado estrictamente CD-ROM Modo 1. Los
discos CD-ROM, basados en los discos CD-A, pueden almacenar audio, texto y
gráficos en distintas pistas.
CD-ROM XA
El formato CD-ROM XA (CD-ROM eXtended Architecture),
denominado formato CD-ROM Modo 2, fue desarrollado por Sony, Philips y
Microsoft, y se basa en las especificaciones del Libro Amarillo. Su ventaja
respecto al formato CD-ROM es que tiene entrecruzados los canales de audio y
los canales de texto en la misma pista, de modo que es posible visualizar una
imagen al mismo tiempo que se reproduce el sonido asociado a ella. Este formato
cubre las necesidades multimedia de los sistemas informáticos.
Kodak Photo CD
Los discos Kodak Photo CD son discos CD-ROM XA que contienen
imágenes de fotografías en alta resolución.
Libro Verde (CD-I)
El Libro Verde define el formato del CD-I (CD Interactivo)
desarrollado por Philips, que corresponde a discos compactos que almacenan
audio, texto e imágenes que se pueden reproducir en un televisor.
Libro Naranja (MO/CD-R)
El Libro Naranja está dividido en dos partes, la primera de
las cuales define las unidades magneto-ópticas (MO), mientras la segunda
especifica las unidades CD grabables o CD-R (CD-Recordable) o unidades CD-Write
Once.
QIC (Quarter Inch Compatibility)
Norma de compatibilidad para las cintas y unidades de 0,25
pulgadas establecida por los fabricantes de unidades de cintas.
Metodologías para el manejo de copias de seguridad
La palabra "Backup" significa respaldo, siendo
común el uso de este término dentro del ámbito informático. El respaldo de
información es la copia de los datos importantes de un dispositivo primario en
uno o varios dispositivos secundarios, ello para que en caso de que el primer
dispositivo sufra una avería electromecánica o un error en su estructura
lógica, sea posible contar con la mayor parte de la información necesaria para
continuar con las actividades rutinarias y evitar pérdida generalizada de
datos.
La importancia radica en que todos los dispositivos de
almacenamiento masivo de información tienen la posibilidad de fallar, por lo
tanto es necesario que se cuente con una copia de seguridad de la información
importante, ya que la probabilidad de que 2 dispositivos fallen de manera
simultánea es menos probable.
Manual: el usuario copia directamente los archivos a
respaldar por medio de comandos o por medio del explorador de archivos de su
respectivo sistema operativo.
Otra forma de
realizar las copias de seguridad es por medio de una aplicación que permita la
creación de la copia al momento y con los datos existentes hasta ese momento,
regularmente los datos se almacenan en forma de archivos comprimidos para
ahorrar espacio. Ejemplo Microsoft® Copia de Seguridad.
Automático: por medio de una aplicación especializada, el
usuario programa los archivos a guardar y este respaldo se va actualizando en
tiempo real (simultáneamente), conforme se van registrando cambios en los
archivos. Ejemplo Computer Associates® Survive IT.
La manera más moderna de realizar los respaldos, es por
medio de aplicaciones basadas en el uso de Internet, ya que por medio de la
contratación de servicios de pago o libres de pago, se pueden programar rutinas
de respaldo, que permiten guardar copias de seguridad en servidores Web,
ejemplo de ello es Mega.co.nz o Technibank-it.com
Cintas de almacenamiento: son los dispositivos por
excelencia que más se habían utilizado, debido a su bajo costo y gran capacidad
de almacenamiento, aunque su lentitud era la desventaja. Desde el dispositivo
de almacenamiento principal, se copian los archivos hacia la unidad que
escribe/lee las cintas.
}
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE PAGO Y NOMINAS LABORALES
Administración de documentos de pago de aportes a
terceros
“Pago a terceros”
tiene como objetivo fundamental dar a conocer los lineamientos establecidos
para el pago de facturas de compra venta de proveedores, sus requisitos y los
documentos soporte requeridos para efectuar el desembolso de los recursos, con
el fin de facilitar y asegurar el trámite oportuno por parte de las personas
involucradas en la gestión de pagos (funcionarios, contratistas, consultores,
interventores y terceros en general).
Radicación de documentos: - Las facturas de compra
venta de proveedores y sus documentos soporte deben ser radicados en la
ventanilla de correspondencia del Fondo Adaptación, en donde se deberá colocar
el número de radicado en el oficio remisorio y en la factura de compra venta o
documento equivalente. El horario de radicación de cuentas es de lunes a
viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Página 3 de 14 - Las facturas de compra venta
o documento equivalente que se reciban entre el día 1 hasta el día 20 calendario
de cada mes serán pagadas dentro del mismo mes. Las facturas o documentos
equivalentes que se reciban a partir del día 21 de cada mes serán devueltas por
la supervisión de cada contrato. Esta fecha se establece para dar cumplimiento
a la generación de cierres contables, programación de Plan mensual Anualizado
de Caja, entrega de información a Organismos de Control, tanto de carácter
contable como tributario. - Para realizar el pago de una factura o documento
equivalente, esta se debe encontrar programada en el Plan Mensual Anualizado de
Caja del respectivo mes. - La radicación de la factura o documento equivalente
y sus documentos soporte, debe tener un oficio remisorio en original, que
contenga el nombre del sector que maneja el contrato, identificación clara de
la factura, relación de documentos soporte y el número de acta o informe
correspondiente al pago de dicha factura o documento equivalente. - Para todos
los pagos correspondientes a Personas Naturales, se deberá presentar por parte
del contratista los comprobantes legibles de pago y planillas de
autoliquidación detalladas de aportes obligatorios al Sistema General de
Seguridad Social del respectivo mes, con estado "Pagado" y liquidado
de acuerdo a la normatividad vigente. - Es importante recordar que los aportes
deben ser cancelados con anterioridad a la fecha de expedición de la
certificación de cumplimiento expedida por el supervisor. - Cada funcionario o
contratista que tenga la responsabilidad de supervisar los contratos del Fondo
Adaptación debe contar con herramientas que le permitan controlar la ejecución
de pagos de los diferentes contratos, con el fin de garantizar que se
pague lo que se encuentra respaldado presupuestalmente.
Soporte de pago a terceros
1. Objetivo: Realizar la causación contable y el control de
la ejecución de pagos de las obligaciones contraídas por la entidad.
2. Alcance: El
procedimiento inicia con la recepción de documentos para el proceso de pago de
todas las dependencias, proveedores y contratistas, terminando con la
programación de pago. Este procedimiento aplica para el nivel central y
territorial
3. Definiciones: SIIF: Sistema Integrado de Información
Financiera. Herramienta modular autorizada que integra y estandariza el
registro de la gestión financiera pública con el fin de propiciar una mayor
eficiencia en el uso de los recursos de la nación y de sus entidades
descentralizadas y de brindar información oportuna y confiable. Registro
Presupuestal R.P Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso
y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será
desviada en ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el
valor y el plazo y las prestaciones a que haya lugar.
4. Generalidades del procedimiento: Parte integral de la
Cadena presupuestal. Los documentos requeridos para trámite de pagos dependen
del tipo de pago a realizar y de la naturaleza del contratista (Natural,
Jurídica, Régimen Común o Simplificado). En caso de contratos del 2009 se
revisa la base de datos de contratos, y para años anteriores se revisa la
carpeta con antecedentes y documentos recibidos, verifica pagos realizados,
verifica estado de cuenta, actualiza fechas de pago en el SIIF, imprime la
obligación, da visto bueno y pasa al Coordinador del Grupo de Contabilidad. En
caso de nómina y facturas de servicios públicos revisa los documentos soportes.
Vigencia de documentos de pago
Pago de nomina
• Carta de habilitación del Servidor Público por parte de la
Dependencia, así como su identificación.
Pago de pensión alimenticia
• Identificación oficial: Credencial de Elector, Pasaporte,
Cédula Profesional.
• Cuando el beneficiario otorgue un poder para cobrar la
pensión, este deberá presentarse en original firmado por el otorgante con copia
de identificación de ambos.
Pago de contra recibos, rentas y autorizaciones de pago
• Documento original, conteniendo nombre completo del
beneficiario, No de folio, fecha e importe a pagar.
• Identificación oficial: Credencial de Elector, Pasaporte,
Cédula Profesional, Cartilla Militar o Licencia de Conducir Estatal.
• Cuando el poseedor del documento sea el beneficiario,
independientemente del monto, se realizará el pago previa identificación
oficial.
• Cuando el poseedor del documento no sea el beneficiario y
el monto no exceda la cantidad de $20,000.00, este deberá presentar Carta Poder
simple en original firmada por el otorgante, con copia de identificación de
ambos.
• Cuando el poseedor del documento no sea el beneficiario y
el monto sea mayor a $20,000.01 este deberá presentar en original y copia del
documento que acredite la personalidad jurídica del representante legal, ya sea
Acta Constitutiva o Poder Notarial, así como la identificación oficial.
Metodología adoptada
Ciclo de Deming
La empresa ha adoptado la metodología del Ciclo de Deming.
Cada ciclo se realiza de tal modo que los objetivos sean alcanzados,
permitiendo de ésta forma que, al planificar el ciclo siguiente, los objetivos
trazados correspondan a un nivel superior de desempeño, obteniéndose de ésta
forma un continuo mejoramiento.
Planear:
Es donde se establece la misión, visión, metas,
procedimientos y procesos necesarios para atingir los resultados
Hacer:
Implementar y ejecutar las actividades de acuerdo con la planificación
efectuada.
Actuar:
Prever las situaciones que puedan conducir al incumplimiento
de los objetivos, analizando su causas y efectuando las acciones preventivas
necesarias para la satisfacción de los mismos.
Verificar:
Garantizar que los objetivos de la planificación siguen
siendo válidos, así como monitorizar la implementación de las actuaciones
relativas a la planificación adecuada “en las vertientes técnicas, de seguridad
y de ambiente”.
Procesos de documentación manual y automatizada en la
conservación de documentos
Procesos de documentación
manual y automatizada en la conservación de documentos
ORDENACIÓN DOCUMENTAL • La actividad de ordenación
documental será realizada por el responsable de cada carpeta. • Ordenación
cronológica de los tipos documentales que conforman cada serie o subserie, en
sus respectivas unidades de conservación (carpetas) y respetando la secuencia
en que fueron creados, es decir, el documento más antiguo es el primero de la
carpeta y el más reciente es el último documento de la carpeta. (Ver Gráfico 2)
Gráfico 2 – Ordenación Cronológica SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE
CALIDAD (SIGCC) CODIGO: GRE-81115-M-01 MACROPROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS DE LA
ENTIDAD VERSION: 2.0 PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha: 28/07/2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Página 11 de 133 NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de
ordenarlos se tiene en cuenta la fecha de radicación del documento. • Los
anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de
ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la
fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos. • Depurar la
documentación, labor que consiste en retirar documentos duplicados, folios en
blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. Los
faxes en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del mismo documento. •
Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos de
cosedora, ganchos de legajar y clip. • Alinear los folios de cada carpeta o
expediente, teniendo en cuenta el borde superior de cada folio. Gráfico 3 –
Alineación de documentos • Perforar los folios de cada carpeta o expediente
tomando como referencia una hoja tamaño oficio (Ver Gráfico 3). Antes de
perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que
contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja),
se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el
lomo de la carpeta y debidamente alineados (Ver Gráfico 4) SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO: GRE-81115-M-01 MACROPROCESO:
GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD VERSION:2.0 PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN
Fecha: 28/07/2011 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA Página 12 de 133 Grafico 4. Perforación de documentos. •
Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador plástico,
cerciorándose que los documentos correspondan a una serie o subserie. 1.2.1.
FOLIACIÓN DOCUMENTAL La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que
conforman un expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se
debe omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices. • La
foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente. Los
documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser entregada la
carpeta a los responsables del Archivo de Gestión de cada dependencia, quienes
deben verificar la foliación. • Para el proceso de foliación se debe utilizar
lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B, iniciándose desde el número uno (1),
el cual corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en
consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
Formatos para liquidaciones manuales
Habilitar macros.
- La hoja nomina es el formulario base para llenar.
- Digitar en las celdas de color amarillo.
- La hoja nómina y los periodos guardados tienen un menú
propio en la parte superior, si estas en Excel 2007 o 2010 ver la ficha
complementos.
- Tiene formulas incorporadas, pero puedes cambiarlas porque
están de color amarillo.
- El periodo de pago se escoge en el menú de arriba.
- Puedas guardar hasta 254 periodos de pagos de nómina.
- Puedes cambiar la imagen dando clic derecho sobre la
imagen y escoger cambiar imagen.
PILA (Planilla integrada para la liquidación de
aportes)
La planilla es un formato inteligente que les permite a
todas las personas y empresas pagar sus aportes al Sistema de la Protección
Social, es decir para Salud, Pensiones, Riesgos profesionales, cajas de
Compensación, Sena e Icbf. Este instrumento liquida los aportes que deben ser
pagados de conformidad con las normas que rigen cada subsistema y le informa a
la persona el valor total que debe pagar y el subtotal por cada subsistema. El
valor se determina según la información que cada persona incluya en la
Planilla, porque en ella debe señalarse cuanto es el ingreso de la personas
(IBC), cuál es la condición de cada persona, si es un pensionado, si es un
estudiante, si pertenece a la carrera diplomática, si es un trabajador
doméstico, si es independiente o dependiente, si se trata de una madre comunitaria,
entre otras condiciones o tipos de cotizantes que existen.
Las personas y las empresas antes de la Planilla tenían que
pagar cada subsistema por separado, tenían que llenar un formulario por cada
subsistema e ir a pagar cada uno en un banco diferente, esto no solamente
quitaba tiempo, sino que impedía conocer exactamente la situación de cada
persona respecto de cada subsistema. Es por ello que se creó este instrumento
que permite hacer de una sola vez todos los pagos, además, se puede hacer de
manera electrónica, sin necesidad de hacer cola en los bancos para pagar.
ESTADÍSTICA BÁSICA
Concepto
de población muestra y muestra representativa
Población. Es el conjunto de personas u objetos de los que
se desea conocer algo en una investigación. "El universo o población puede
estar constituido por personas, animales, registros médicos, los nacimientos,
las muestras de laboratorio, los accidentes viales entre otros". (PINEDA
et al 1994:108) En nuestro campo pueden ser artículos de prensa, editoriales,
películas, videos, novelas, series de televisión, programas radiales y por
supuesto personas.
b) Muestra. Es un
subconjunto o parte del universo o población en que se llevará a cabo la
investigación. Hay procedimientos para obtener la cantidad de los componentes
de la muestra como fórmulas, lógica y otros que se verá más adelante. La
muestra es una parte representativa de la población.
c) Muestreo. Es el
método utilizado para seleccionar a los componentes de la muestra del total de
la población. "Consiste en un conjunto de reglas, procedimientos y
criterios mediante los cuales se selecciona un conjunto de elementos de una
población que representan lo que sucede en toda esa población". (MATA et
al, 1997:19)
El realizar el diseño muestra es importante porque: a)
Permite que el estudio se realice en menor tiempo. b) Se incurre en menos
gastos. c) Posibilita profundizar en el análisis de las variables. d) Permite
tener mayor control de las variables a estudiar.
Sistemas
de muestreo
No
aleatorios
Se eligen
los elementos, en función de que sean representativos, según la opinión del
investigador.
Aleatorios
Todos los
miembros de la muestra han sido elegidos al azar, de forma que cada miembro de
la población tuvo igual oportunidad de salir en la muestra.
- Simple:
Elegido el tamaño de la muestra, los elementos que la compongan se han de
elegir aleatoriamente entre los N de la población. Si se hace con calculadora,
se utilizan los números aleatorios.
-
Sistemático: Se ordenan previamente los individuos de la población; después se
elige uno de ellos al azar, a continuación, a intervalos constantes, se eligen
todos los demás hasta completar la muestra.
-
Estratificado: Se divide la población total en clases homogéneas, llamadas
estratos.
Prueba selectiva, muestra
estratificada
La “prueba selectiva” o “muestreo” es un procedimiento que
sirve para derivar conclusiones sobre las características de un grupo numeroso
de partidas, mediante el examen de un grupo parcial de ellas.
MUESTRA
ESTRATIFICADA
Se divide la población total en clases
homogéneas, llamadas estratos; por ejemplo, por grupos de edades,
por sexo. Hecho esto la muestra se escoge aleatoriamente en número proporcional
al de los componentes de cada clase o estrato.
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